Otel Satın Alma Hakkında Sık Sorulan Sorular

Otel satın alma yazılımı, otellerin tedarikçilerden satın aldığı ürün ve hizmetleri yönetmesine ve analiz etmesine yardımcı olan yazılımdır.

Kullanılan platforma göre satın alma talepleri, tedarikçi yönetimi, fatura işleme, harcama analizi, fiyat karşılaştırması, teklif toplama ve satın alma önerileri gibi özellikleri içerebilir.

Ynance, satın alma verisini kullanılabilir ve aksiyona dönüştürülebilir bilgiye çevirmeye odaklanır. Satın alma faturalarını okur, ürün ve birimleri standartlaştırır, tedarikçi fiyatlarını takip eder, uygun ürünleri piyasa referanslarıyla karşılaştırır, tedarikçi tekliflerini toplar ve karşılaştırır ve otel ekiplerinin satın alma verilerini yapay zekâ ile analiz etmesini sağlar.

Amaç; satın alma, finans ve otel yönetimi ekiplerine ne satın aldıklarını, kimden aldıklarını, hangi fiyattan aldıklarını ve nerelerde iyileştirme fırsatı olabileceğini net şekilde göstermektir.

Yapay zekâ ile fatura işleme, faturadaki bilgilerin her alanı elle girilmeden otomatik olarak okunması ve anlamlandırılmasıdır.

Yapay zekâ yalnızca fatura toplamını değil; ürün açıklamalarını, miktarları, birimleri, fiyatları, tedarikçileri, kategorileri ve vergi bilgilerini de satır bazında işleyebilir.

Ynance, çıkarılan veriyi ayrıca standartlaştırır. Farklı tedarikçilerin aynı ürün için kullandığı farklı açıklamalar tek bir standart ürün kaydıyla eşleştirilebilir ve farklı paket ölçüleri karşılaştırılabilir birimlere dönüştürülebilir.

Böylece faturalar yalnızca arşivlenen belgeler olmaktan çıkar; aranabilen, karşılaştırılabilen ve analiz edilebilen yapılandırılmış satın alma verisine dönüşür.

İlk adım, otelin ne satın aldığını ve fiyatların zaman içinde nasıl değiştiğini net şekilde görebilmektir.

Yaygın fırsatlar arasında tedarikçi fiyat artışlarını tespit etmek, aynı ürünü farklı tedarikçiler arasında karşılaştırmak, satın alma fiyatlarını mevcut piyasa referanslarıyla kıyaslamak, uygun durumlarda alımları konsolide etmek ve alternatif tedarikçilerden rekabetçi teklifler toplamak yer alır.

Ynance, bu analizlerin büyük bölümünü faturalar ve satın alma verileri üzerinden otomatikleştirir. Böylece ekiplerin yüzlerce faturayı ve Excel dosyasını elle incelemesine gerek kalmaz.

Ancak daha düşük bir referans fiyat, otelin o fiyatı mutlaka elde edebileceği anlamına gelmez. Teslimat koşulları, ürün özellikleri, vade, minimum sipariş miktarı, iskonto, hizmet seviyesi ve tedarikçi değişikliğinin uygulanabilirliği de değerlendirilmelidir.

İlk olarak fiyatların aynı ürün ve aynı koşullar için karşılaştırılması gerekir.

Bir koli fiyatı doğrudan adet fiyatıyla karşılaştırılmamalıdır. Farklı marka, boyut, kalite, gramaj veya ürün özellikleri de otomatik olarak aynı ürün kabul edilmemelidir.

Ynance ürünleri, paket ölçülerini ve birimleri standartlaştırdıktan sonra uygun satın almaları aşağıdaki referanslarla karşılaştırabilir:

• otelin geçmiş satın alma fiyatları,
• diğer tedarikçilerin fiyatları,
• güncel perakende veya ticari satış fiyatları,
• uygun yayımlanmış piyasa referansları,
• mevcut ve kullanımına izin verilen durumlarda toplulaştırılmış emsal tesis fiyatları.

Platform daha sonra gözlemlenen fiyat farkını gösterebilir. Bu fark, araştırılması veya pazarlıkta kullanılması gereken bir sinyaldir; otomatik olarak garanti edilmiş tasarruf anlamına gelmez.

Satın almada fiyat karşılaştırması, işletmenin bir ürün için ödediği fiyatın ilgili referans fiyatlarla karşılaştırılmasıdır.

Bir otel için bu referanslar geçmiş satın alma fiyatları, alternatif tedarikçi teklifleri, halka açık toptan veya piyasa fiyatları, güncel perakende fiyatları veya emsal tesislerin toplulaştırılmış fiyatları olabilir.

Buradaki en önemli konu, karşılaştırmanın gerçekten anlamlı olmasıdır. Marka, ürün özelliği, paket boyutu, birim, lokasyon, satın alma tarihi ve ticari koşullar iki fiyatın karşılaştırılabilir olup olmadığını etkileyebilir.

Ynance önce satın alma verisini standartlaştırır, ardından yalnızca uygun bir referans bulunduğunda fiyat karşılaştırması yapar.

RFQ, yani Request for Quotation, Türkçede teklif talebi anlamına gelir. RFQ yazılımı, satın alma ekiplerinin tedarikçilerden teklif toplama sürecini dijital olarak yönetmesine yardımcı olur.

Excel dosyalarını birden fazla tedarikçiye gönderip gelen cevapları tek tek yeniden düzenlemek yerine, yazılım standart bir teklif talebi oluşturabilir, tedarikçileri davet edebilir, teklifleri toplayabilir ve gelen fiyatları karşılaştırılabilir hale getirebilir.

Ynance Akıllı Teklif Toplama ile ihtiyaç listesi, daha önce faturalardan tanımlanmış standart ürünlerden oluşturulabilir. Tedarikçilere aynı ürün özellikleri ve miktarlar gönderilir; Ynance ise gelen teklifler arasındaki marka, paket, birim, eksik ürün, teslimat ve vade farklarını belirler.

Böylece yalnızca en düşük görünen fiyat değil, gerçekten karşılaştırılabilir ve daha avantajlı olan teklif değerlendirilebilir.

Tedarikçi fiyat artışlarını sağlıklı şekilde takip etmek için her standart ürünün geçmiş fiyatlarının düzenli olarak izlenmesi gerekir.

Buradaki temel zorluk, tedarikçilerin aynı ürünü farklı faturalar üzerinde farklı şekillerde yazabilmesidir. Paket boyutlarının değişmesi de iki faturayı doğrudan karşılaştırmayı yanıltıcı hale getirebilir.

Ynance, ürün açıklamalarını ve birimleri standartlaştırdıktan sonra ürün bazında fiyat geçmişi oluşturur. Böylece oteller aynı ürünün birim fiyatının zaman içinde nasıl değiştiğini görebilir, farklı tedarikçileri karşılaştırabilir ve olağandışı fiyat artışlarını tespit edebilir.

Bu sayede fiyat artışları tekrar eden satın alma maliyetlerine dönüşmeden önce incelenebilir.

Tedarikçi faturalarında aynı ürün farklı kısaltmalarla, farklı ürün kodlarıyla, farklı paket açıklamalarıyla veya farklı birimlerle yazılabilir.

Örneğin bir tedarikçi ürünü koli olarak, başka biri adet olarak, bir diğeri ise kendi iç ürün koduyla gösterebilir.

Yapay zekâ bu açıklamaları okuyarak standart ürün kayıtlarıyla eşleştirebilir. Miktarlar ve paket içerikleri daha sonra kilogram, litre, şişe, koli, paket veya adet gibi ortak birimlere dönüştürülebilir.

Ynance bu standartlaştırılmış veri katmanını kullanarak otellerin farklı tedarikçilerdeki fiyatları karşılaştırmasını ve harcamaları analiz etmesini sağlar. Böylece her analiz öncesinde veriyi Excel’de yeniden temizlemek gerekmez.

Evet. Satın alma verisi standartlaştırıldıktan sonra, otel ekipleri klasik raporlar hazırlamak yerine doğal dilde soru sorabilir.

Bir otel yöneticisi şöyle sorabilir:

“Bu yıl domatese ne kadar harcadık?”

Bir satın alma yöneticisi şöyle sorabilir:

“Bu çeyrekte fiyatını en çok artıran tedarikçiler hangileri?”

Bir otel grubu ise şunu sorabilir:

“Aynı ürünü en düşük birim fiyatla hangi tesisimiz satın alıyor?”

Curie AI soruyu bir veri sorgusuna dönüştürür, kullanıcının erişim yetkisi bulunan Ynance verilerini analiz eder ve sonucu metin, tablo veya grafik olarak sunar. Sonuçlar, hesaplamada kullanılan kaynak verilere kadar izlenebilir.

Her zaman değil.

Muhasebe sistemleri, AP platformları, satın alma yazılımları ve PMS sistemleri otelin operasyonel ve finansal süreçlerinde önemli görevler yerine getirir. Satın alma analitiği yazılımları bu sistemlerin yerine geçmek yerine onlarla birlikte çalışabilir.

Ynance; satın alma ve fatura verilerini analiz etmeye, ürün bilgilerini standartlaştırmaya, fiyatları takip etmeye, anomalileri tespit etmeye, uygun satın almaları piyasa referanslarıyla karşılaştırmaya, tedarikçi tekliflerini analiz etmeye ve satın alma verisini daha kolay sorgulanabilir hale getirmeye odaklanır.

Faturalar desteklenen bağlantılar ve belge işleme yöntemleri üzerinden sisteme alınabilir. Doluluk gibi operasyonel veriler ise ihtiyaç duyulan otel bazlı analizlerde kullanılabilir.

Amaç, otelinizin zaten ürettiği satın alma verisini daha kolay anlaşılır ve daha kullanışlı hale getirmektir.